Как извлечь выгоду от участия в выставках

Для продвижения различных товаров и услуг существует множество механизмов. Одним из таких является участие в тематических выставках. С первого взгляда это может показаться чрезвычайно просто. Ведь нет ничего сложного в том, чтобы распечатать брошюры и установить стенд, а потом просто сидеть и ждать посетителей и отвечать на их вопросы. Но на самом деле это не так.

Подготовка и участие в подобном мероприятии – это огромный труд, который требует специальных навыков и профессионализма. По окончании каждой выставки компания должна получать положительные результаты от такой деятельности, так как помимо сил и времени, вкладываются большие денежные средства.

На что стоит обратить внимание в процессе подготовки

Для начала необходимо уяснить, что невозможно охватить всех нюансов и мелочей в одной статье, так как очень многое зависит от специализации той или иной выставки и представленных на ней продуктов или услуг. Но всё же есть по-настоящему важные моменты, на которые стоит обратить особое внимание вне зависимости от сферы деятельности организации.

После того как было принято решение об участии в выставке, разработан дизайн стенда и определено его местоположение в выставочном павильоне, необходимо начать активную подготовку, на которую отводится, как правило, всего несколько дней.

Несколько важных моментов, которые нужно всегда помнить в течение этого процесса:

• к подготовке стоит относиться очень серьезно, так как это отличный шанс, который позволяет представить продукцию компании в выгодном свете для потребителей;
• не нужно забывать, что в выставке принимают участие множество различных организаций, поэтому конкуренцию никто не отменял;
• необходимо представлять товар так, чтобы он не потерялся на фоне других продуктов и услуг, представленных конкурентами.

При создании программы для работы на выставке, стоит заранее уточнить у её организаторов обо всех особенностях мероприятия, об активности посетителей и так далее.

Конечно же, каждое событие подобного рода индивидуально, но есть такие аспекты, которые абсолютно одинаковы, и которые необходимо учитывать при подготовке и непосредственном участии в таком событии.

Раздаточный материал

На любой выставке участники предлагают посетителям огромное количество рекламных брошюр, листовок, сувениров. Важно, чтобы их содержание было полезным и смогло заинтересовать потенциальных клиентов. Поэтому необходимо заранее продумать, какой именно материал будет представлен на стенде.

Информационный материал

Чтобы привлечь внимание потребителей, материал, представленный на выставке, должен быть не только ярким и красочным, но и максимально информативным. Это могут быть:

• брошюры с описанием товаров и услуг, которые предоставляет и оказывает организация;
• прайс-листы;
• информационные каталоги;
• рекламные листовки;
• визитные карточки.

Важно помнить, что раздаточного материала всегда должно быть достаточное количество. Чтобы примерно рассчитать, сколько его понадобится, нужно заблаговременно уточнить у организаторов о средней проходимости посетителей на выставке в день. В этом случае работает правило «лучше больше, чем меньше», так как если останутся лишние экземпляры, их можно будет сохранить до следующего участия в подобном мероприятии.

Не стоит раздавать материал всем подряд. Если посетитель заинтересован в продукте или услуге, можно договориться с ним о том, что вся информация будет выслана на электронную почту, можно уточнить, что именно ему необходимо и отправить сразу же по окончании выставки.

Такое рациональное поведение позволит не нагружать посетителей кучей материала, который в большинстве случаев после возвращения домой оказывается в мусорном ведре. А также появится возможность связаться с этим человеком для дальнейшего возможного сотрудничества.

Сувенирная продукция

Сувениров обязательно должно быть много и несколько видов:

• маленькие и недорогие – для раздачи всем посетителям;
• среднего размера и более высокой стоимости – для заинтересованных в продукте или услуге, например промо флешки с логотипом.
• дорогие – для важных посетителей и гостей выставки. Power Bank с лого отличное решение.

К сожалению, на абсолютно каждой выставке существует определённая категория посетителей под названием «охотники за сувенирами». Такие люди собирают всё без разбора, от информационных брошюр до различных сувениров. Конечно, противостоять им достаточно сложно, поэтому лучше приготовить много мелочей, которые можно будет раздавать таким гостям.

Также, чтобы избежать большого количества таких назойливых собирателей, не стоит выкладывать на стенд всевозможные сувениры, их можно заменить различными рекламными проспектами и листовками, а сувенирную продукцию доставать только по мере необходимости.

Маленькие подарки можно раздавать всем посетителям, они должны быть максимально полезными, как, например:

• ручка и блокнот;
• стикеры с логотипом организации;
• брелоки;
• календарики;
• на выставке важно иметь пакеты с фирменной символикой, в который посетитель может положить всю полученную рекламную продукцию, и тем самым, проходя по павильону, будет демонстрировать логотип компании всем участникам и гостям выставки. Хорошим вариантом будет большой пакет из плотной бумаги с длинными ручками, который можно будет закинуть на плечо, освободив руки от огромного количества раздаточного материала.

Сувениры среднего ценового сегмента, такие как кружки, сумки и футболки должны быть представлены не в таком большом количестве и предназначаться только для заинтересованных посетителей. Такие вещи также должны быть брендированы, чтобы при дальнейшем использовании у человека возникала ассоциация с организацией, товаром или услугой.

Дорогие сувениры предназначаются только для важных гостей выставки. Их количество для каждой выставки определяется в индивидуальном порядке.

Анкеты

С помощью анкетирования в течение выставки можно провести маркетинговый анализ и понять, кто именно является потенциальным потребителем товаров или услуг компании. Анкеты не должны быть большими по объёму и содержать много вопросов. Сначала нужно понять, что именно необходимо знать о клиенте, какая нужна информация.

Анкеты необходимо распечатать в большом количестве и предлагать их заполнить посетителям стенда. В качестве благодарности каждому, кто прошёл такой опрос, можно вручить небольшой сувенир.

Для того чтобы показать гостю заинтересованность в его визите, сотрудники могут самостоятельно с его слов заполнить анкету, параллельно налаживая общение и производя хорошее впечатление. В этом случае не стоит откладывать внесение информации на потом, так как организация должна получить достоверные сведения о своих потребителях.

Полученные данные позволят сформировать базу потенциальных клиентов компании, также по ней можно осуществлять рассылку литературы и предложений товаров и услуг.

Альтернативой анкетирования является сбор визиток посетителей, так как на них представлена вся необходимая информация. Некоторые участники выставок проводят в конце дня различные розыгрыши по визиткам гостей.

Подбор персонала

Это очень ответственный и важный процесс, так как люди, находящиеся у стенда, являются лицом компании. Поэтому при отборе следует учесть несколько важных моментов:

• все, кто работает на стенде, должны обладать глубокими знаниями о деятельности и продукции компании;
• необходимо иметь такие личные качества, как работоспособность, выносливость, терпение, доброжелательность и коммуникабельность, потому что провести целый день, стоя на ногах, улыбаясь и общаясь с гостями, далеко не всем под силу;
• каждый работник стенда должен пройти предварительный инструктаж и тренинг. Так как представители компании должны четко понимать цели, которые преследует организация, участвуя в выставке, должны иметь представление о продуктах и услугах, которые она предоставляет, а также каждый из них обязан уметь быстро и четко отвечать на вопросы посетителей;
• персонал стенда несет ответственность за привлечение потенциальных потребителей.

На что нужно обращать внимание в процессе выставки

После того, как все подготовительные процедуры закончены, наступает тот самый важный и долгожданный выставочный день. Но и в этот момент нельзя расслабляться. Нужно обратить внимание на несколько важных пунктов, без которых невозможен хороший и плодотворный процесс:

1. Главное – это посетитель

• Так как существуют различные категории посетителей, в первую очередь стоит понять, кто есть кто. Есть те, кто просто пришёл посмотреть, кто-то пособирать всевозможный материал, а может быть есть и те, кто пришел за конкретным товаром или услугой.
• Важно помнить, что всегда нужно оставаться доброжелательным и приветливым при работе на стенде, несмотря на плохое настроение или погоду за окном.
• При общении с посетителем стоит обращаться к нему по имени, не хамить и стараться отвечать на все вопросы. Потому что если нагрубить гостю, у него сложится автоматически негативное представление обо всей компании и её сотрудниках.
• Не нужно собираться в группы с коллегами по стенду. В таком случае посетитель просто решит пройти мимо, чтобы не мешать общению.
• Находясь на стенде, нельзя заниматься посторонними делами, например, читать или разговаривать по телефону, этим можно заняться в свободное от выставки время.

2. Выражение благодарности сотрудникам

Для работы на выставке для сотрудников обязательно должен быть составлен график, так как работать целыми днями без перерывов очень тяжело и эмоционально, и физически. Помимо этого, персонал должен иметь мотивацию, поэтому за участие в подобных мероприятиях следует премировать с помощью денежных выплат или создать иную систему поощрений. Ведь именно от работников стенда зависит успех компании на выставке.

3. Контроль и порядок

За каждый участок работы на выставочном стенде должен быть назначен ответственный, который будет осуществлять контроль и оказывать необходимую помощь сотрудникам. Помимо этого, в его обязанности входит проведение анализа работы, чтобы в будущем усовершенствовать некоторые детали, касающиеся участия в таких мероприятиях.

Один из сотрудников в течение выставки должен провести обход по павильону и изучить стенды конкурентов – это тоже поможет улучшить определенные моменты работы.

4. Внешний вид

Внешний вид является важным аспектом корпоративной культуры. В идеале все работники стенда должны быть одеты в одинаковую форму организации, если таковая отсутствует, то можно выбрать какую-либо общую деталь в одежде, которая будет объединять всех сотрудников в единую команду, например, галстук или футболка. Обязательно наличие бейджа с напечатанным именем и должностью!
Обувь должна быть максимально удобной и опрятной. Запрещено есть и пить на стенде. Лучше отпроситься на несколько минут у ответственного за участок и вне стенда сделать все необходимые дела.

5. Креативность и находчивость

Для привлечения посетителей можно организовывать акции и конкурсы. А также в специальной книге отзывов предлагать гостям стенда оставлять комментарии и впечатления, полученные от визита. По окончании выставки все оставленные записи можно будет изучить и сделать выводы для дальнейшей работы.

Все развлечения можно делать не только на самом стенде, но и вне его территории.

Интересным шагом для привлечения клиентов станет приглашение знаменитого человека, который сможет провести небольшую лекцию или мастер-класс для гостей.

6. Средства массовой информации

Если во время выставки планируется презентация нового продукта или услуги, намечается подписание крупного контракта, то неплохим шагом с точки зрения рекламы и привлечения новых покупателей станет приглашение представителей СМИ, можно провести пресс-конференцию и ответить на все интересующие журналистов вопросы.

Конференцию лучше стоит проводить в специально отведенном в выставочном павильоне месте, а вот презентацию продукции легко можно организовать на самом стенде. Лишний раз представить компанию и рассказать о ней никогда не помешает.

7. Сайт компании

Корпоративный сайт и аккаунты в социальных сетях могут стать хорошей платформой для публикации новостей в режиме реального времени прямо в течение выставки. Можно размещать фотографии, видео и новости. Это делается для тех клиентов, которые по каким-либо причинам не смогли посетить мероприятие. Таким образом люди увидят, что компании не безразличны её клиенты и партнёры.

8. Внимание к постоянным клиентам

Воспользовавшись участием в таком событии, можно пригласить постоянных клиентов посетить её, разослав пригласительные билеты по электронной почте. Также можно провести семинар или мастер-класс, таким образом люди почувствуют свою важность и ценность для компании.

Что делать после выставки

По окончании выставки необходимо провести опрос сотрудников, принимавших в ней участие, о том, что им понравилось и не понравилось, что они порекомендовали бы улучшить и каким образом, что привлекательного было ими замечено на других стендах и так далее. Собранная информация поможет провести анализ и сделать работу над ошибками для участия в подобных мероприятиях в будущем. Так как именно опыт является лучшим помощником в вопросах подготовки и участия в такого рода событиях.